Facture de situation de travaux : tous nos conseils

La facture de situation de travaux est une pratique très répandue dans le secteur du BTP. Au fil du chantier, elle permet d’échelonner les paiements à mesure que les travaux avancent, ce qui permet de soulager la trésorerie des PME ! Strictement encadrée, découvrez comment bien rédiger vos factures, que ce soit avec un logiciel de devis bâtiment ou avec un modèle de facture de situation en fin d’article.

Qu’est-ce qu’une facture de situation de travaux

La situation de travaux (aussi appelée facture de situation) est une facture intermédiaire qui permet d’étaler les paiements dans le temps, à plusieurs stades d’avancement d’un chantier.

Qu’on les appelle facture d’avancement, intermédiaire ou de situation, ce mode de facturation est très courant dans le BTP où les chantiers peuvent s’étaler de plusieurs semaines à plusieurs années (que ce soit sur des marchés publics ou privés).

Les factures intermédiaires permettent de baliser les différentes étapes du chantier. Elles ont de nombreux avantages, le principal étant de soulager sa trésorerie lorsque l’issue du chantier est lointaine.

La facture de situation est encadrée : elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, résumées dans notre modèle de situation de travaux en fin d’article.

Facture de situation ou facture d’acompte ? Attention à ne pas les confondre !

Il peut y avoir une confusion entre la situation de travaux et la facture d’acompte. Dans les faits, payer une facture de situation revient à verser un acompte. Cependant, le terme de facture d’acompte correspond à un terme bien précis en comptabilité !

Dans le secteur du bâtiment, une facture d’acompte désigne exclusivement une facture émise avant le début des travaux. Elle ne doit donc pas être confondue avec la situation de travaux, qui est émise lorsque les travaux ont atteint une certaine progression. Enfin, sur le plan juridique, ces deux factures ne sont pas intégrées à la même ligne comptable.

Situation de travaux : comment ça marche ?

Comment les mettre en place

La facture de situation permet un paiement poste par poste à mesure que les travaux prévus au devis progressent. Concrètement, elle suppose des échanges entre le maître d’ouvrage (le client) et l’entreprise responsable des travaux. Les situations de travaux peuvent intervenir après l’achèvement d’un certain pourcentage d’un ouvrage, ou après une durée fixe (mensuelle, bimensuelle, etc…).

On peut prévoir autant de factures de situation qu’on le souhaite au cours d’un chantier, l’essentiel étant de les avoir clairement convenues avec le client au moment de signer le devis.

A chaque échéance, l’entreprise émet une facture de situation en fonction des travaux réalises. A l’issue du chantier, quand tous les postes du devis sont complétés à 100%, on émet une facture de clôture qui décompte toutes les factures antérieures (acompte et situations) et indique le reste à payer pour solder le contrat.

Pourquoi recourir aux factures de situation  

Faciliter la trésorerie

Le principal avantage d’une facture de situation est de donner de l’air à sa trésorerie. Au lieu d’attendre un paiement lointain en fin de chantier, la situation de travaux permet de disposer d’un fonds de roulement tout au long de l’ouvrage.

Les paiements intermédiaires sont d’autant plus importants pour les PME qui n’ont pas une trésorerie importante. Ils permettent d’assumer les coûts liés aux salaires, aux locations d’équipements de chantier, aux matériaux, etc… Ainsi, les factures intermédiaires autorisent les PME à envisager de longs chantiers sans se mettre dans le rouge au niveau de la trésorerie.

Baliser le chantier

En balisant les étapes du chantier, les situations de travaux offrent de la visibilité sur le planning et la progression des ouvrages. C’est d’autant plus le cas si vous pratiquer les factures de situation détaillées : le chantier est divisé en lots ou marchés. La situation de travaux permet de faire le point sur l’avancement des travaux, avec un pourcentage de finalisation pour chaque ligne du devis.

Le maître d’ouvrage (ou client) apprécie le gain de visibilité sur les travaux en cours. Pour l’entreprise, la situation de travaux permet de mieux planifier ses activités sur le plan opérationnel, mais aussi comptable.

L’affacturage

L’affacturage peut accompagner les factures de situation. Il consiste à externaliser le paiement : une société d’affacturage règle la facture à l’entreprise du bâtiment juste après son émission. Elle se charge ensuite de recouvrir la facture auprès du client.

Bien que couteux, l’affacturage est un avantage important pour la trésorerie des entreprises du bâtiment qui ne dépendent plus des retards de paiement du client.

Cependant, un bémol : les sociétés d’affacturage ne sont pas toujours partantes pour recouvrir les factures de situation de travaux. En effet, ces factures offrent moins de garanties que la facture finale. Les risques liés aux interruptions de chantier ou aux faillites des entreprises de travaux peuvent conditionner l’issue du chantier et rendre difficile l’affacturage.

Les factures de situation détaillées ou globales

Il existe deux types de situation de travaux : détaillée ou globale. La distinction porte sur le niveau de détail qui est pris en compte par la facture intermédiaire. Normalement, votre logiciel de devis/facture bâtiment est capable de créer ces deux types de factures à partir de n’importe quel devis.

Situation globale

La facture de situation globale est la plus simple à mettre en place. Elle porte sur l’avancement global du chantier. La situation indique un pourcentage général d’avancement : il correspond à la progression générale du chantier. Lorsqu’il atteint 100%, les travaux sont terminés et la facture de clôture peut être émise.

Situation détaillée

La facture de situation détaillée est plus précise : elle détaille l’avancement des travaux pour chaque ligne de devis (que ce soit pour chaque poste, chaque lot ou chaque « marché »).

Sur les chantiers les plus complexes (et en particulier sur les marchés publics), un devis global peut être subdivisé en lots ou marchés. Chacun peut correspondre à un type de travaux, voire à un prestataire différent. Par exemple, il peut y avoir un marché (ou « lot ») pour le gros œuvre, un autre pour l’installation de l’ECS, un pour l’électricité, un pour la peinture, etc…

Une facture de situation détaillée peut préciser un pourcentage de réalisation pour chaque lot, ou tout simplement pour chaque ligne du devis. Elle a un avantage de taille : elle donne au client une idée précise de l’avancement des travaux.

Facture de situation : les mentions obligatoires

Encadrée par la loi, la situation de travaux doit répondre à des normes précises. Elle doit inclure des mentions obligatoires communes à toutes les factures :

  • Identification du client : nom ou raison sociale, adresse, RCS/SIREN ou SIRET pour les clients pros ;
  • Identification de l’entreprise de BTP : raison sociale, adresse, RCS/SIREN ou SIRET ;
  • Numéro de la facture de situation (numéro unique).

En tant que facture de situation, la facture doit aussi présenter les éléments suivants :

  • Numéro du devis (ou du contrat) auquel se réfère la situation de travaux.

Puis, pour chaque ligne du devis :

  • Désignation des travaux (identique au devis) ;
  • Montant HT ;
  • TVA ;
  • Pourcentage d’avancement (avec si besoin le rappel de l’avancement à la dernière situation).

Enfin, comme toutes les factures, la situation de travaux doit inclure en bas du tableau les différents totaux :

  • Montant brut ;
  • Taux de TVA ;
  • Situation nette à payer.

Comment créer une situation de travaux sans erreur

Avec un logiciel

Les logiciels de devis/facture pour le bâtiment sont le moyen le plus sûr de créer une situation de travaux sans erreur. La fonctionnalité est intégrée dans tous les bons logiciels commercialisés à destination des professionnels du bâtiment en France. Pour choisir le votre, vous pouvez consulter notre comparatif des logiciels de facturation pour le bâtiment.

A partir d’un devis de travaux, le logiciel vous permettra de créer une facture de situation en quelques secondes. Vous pourrez générer autant de situations de travaux que vous le souhaitez au cours d’un chantier, avec des calculs prenant en compte toutes les factures intermédiaires déjà émises. A l‘issue du chantier, le logiciel pourra émettre la facture de clôture, incluant le décompte des factures d’avancement.

Outre la facilité, un logiciel de facture permet d’avoir une trace électronique de la facture, conforme à la loi et compatible avec les exigences en termes de marchés publics.

Voir ici notre comparatif des meilleurs logiciels de facturation pour le bâtiment

Avec un traitement de texte

Très pratique, le logiciel de facturation n’est pas obligatoire pour émettre une situation de travaux. Vous pouvez aussi la créer à la main, en utilisant un logiciel de traitement de texte comme Word.

Pour cela, il est recommandé d’être très vigilant sur les mentions obligatoires et sur les pourcentages d’avancement des différents lots : la situation de travaux doit prendre en compte les différentes factures intermédiaires et déduire ce qui a déjà été payé.

Comme toute facture pour le bâtiment, la situation de travaux doit aussi inclure les différents taux de TVA adaptés à chaque ligne de devis.

Modèle de facture de situation

Ci-dessous, voici un modèle de facture de situation de travaux à télécharger.

Au format WORD (.docx), il est possible de l’ouvrir dans un traitement de texte et de remplacer n’importe quel élément de la facture avec vos propres informations.

Télécharger le modèle de facture de situation

Exemple de facture de situation

Exemple de facture de situation