Comment faire un devis : conseils, outils, modèles et mentions obligatoires !

Comment faire le meilleur devis – avec Word, Excel ou un logiciel spécialisé ? Comment être sûr qu’il se démarque de la concurrence ? Comment chiffrer ses prestations et à quoi vous engage un devis signé ? Cet article vous explique tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser les propositions commerciales comme personne, avec des modèles de devis Excel et Word à télécharger en fin d’article.

Le devis en bref

Un devis est une proposition commerciale écrite, émise d’un professionnel à son client. Il décrit en détail les travaux, les biens ou la prestation et donne une estimation du prix définitif. Il permet au futur client de faire son choix de manière éclairée et pleinement avisée.

  • Le devis est obligatoire dans certains cas (devis travaux, services à la personne…).
  • Dans tous les cas, il doit comporter plusieurs mentions obligatoires.
  • Il a une valeur légale. Une fois signé par le client, il engage les deux parties.

Pour savoir comment faire rapidement un devis professionnel, plusieurs méthodes existent. Utiliser Excel, Word ou un logiciel de devis sont les options les plus faciles et efficaces. On vous explique comment réaliser un devis avec chacune de ces méthodes, avec des modèles gratuits à télécharger.

Quand est-ce obligatoire de faire un devis ?

Dans la majorité des cas, l’émission d’un devis n’est pas obligatoire. L’affichage des prix suffit à considérer que le client a fait un choix éclairé. Les prix sont affichés en magasin ou sur le site internet.

Le devis est obligatoire dans les cas suivants :

  • Travaux, dépannage ou entretien dans les secteurs du bâtiment et de l’électroménager
  • Services à la personne
  • Déménagements
  • Location de véhicule
  • Santé (audition, chirurgie dentaire, optique, chirurgie esthétique…)

Le devis travaux est-il obligatoire ?

Le secteur des travaux est un des domaines où le devis est obligatoire dans tous les cas.  

Cette disposition est prise par l’arrêté du 24 janvier 2017. Il s’applique aux travaux d’entretien, de réparation et de dépannage dans une longue liste de spécialités : maçonnerie, génie climatique, fumisterie, ramonage, isolation, menuiserie, couverture, plâtrerie, peinture, miroiterie, revêtements, électricité, etc…

Attention : beaucoup de sites mentionnent la situation d’«urgence absolue». Elle permettrait de s’exempter de devis si un danger pèse sur les occupants ou le bâtiment ; or, cette disposition a été supprimée par l’arrêté du 24 janvier 2017.

Le devis travaux est donc obligatoire, même en cas d’urgence, quelle que soit la valeur de la prestation.

A quoi ça vous engage en tant qu’émetteur

Quel que soit le secteur d’activité, le devis est une offre de contrat. Il engage l’émetteur à assurer la prestation telle qu’elle est décrite, en utilisant les matériaux mentionnés. Le devis engage aussi le professionnel sur les délais de réalisation mentionnés.

Le client peut choisir d’approuver un devis en le signant et en appliquant la mention adéquate (voir ci-dessous comment approuver un devis). Une fois approuvé, le devis prend la valeur d’un contrat entre les deux parties.

Devis payants ou gratuits ?

Lorsque les devis sont obligatoires, ils sont forcément gratuits.

Dans les autres cas, les professionnels sont libres de proposer des devis payants ou gratuits. S’il est payant, cela doit être clairement explicité au client à l’avance.

Côté client, il est facile de recevoir des devis gratuits sur des sites spécialisés. Il est recommandé de toujours comparer au moins 3 offres, afin de faire son choix en comparant les tarifs et en bonne connaissance des prix du marché.

Comment faire un devis ?

Le devis n’a pas de format obligatoire, même si à l’usage le tableau est le plus courant. L’offre commerciale prend la forme d’un tableau dont chaque ligne fait apparaître le détail d’une prestation ou d’un bien, son prix unitaire, son taux de TVA et son prix final. En bas à droite, on doit pouvoir lire le prix HT et le prix TTC.

Ci-dessous, vous pouvez consulter la liste complète des mentions obligatoires à faire figurer au devis. Pour ne rien oublier, on vous propose de télécharger nos modèles de devis gratuits Excel et Word prêts à l’emploi en fin d’article !   

Mentions légales et obligatoires d’un devis

Sur l’entreprise :

  • Nom / raison sociale de l’entreprise
  • Coordonnées (adresse, téléphone, adresse email)
  • Statut et forme juridique
  • Numéro d’identification à la TVA

Si commerçant :

  • Numéro RCS et nom de la ville d’immatriculation 

Si artisan ou prestataire de service :

  • Numéro SIREN et département d’immatriculation

Sur le client :

  • Nom du client
  • Adresse

Sur la prestation :

  • Date et durée de validité de l’offre
  • Date de début et durée estimée des travaux (le cas échéant)
  • Description et décompte de chaque prestation en quantité et prix unitaire/prix au mètre linéaire/prix au m2
  • Prix horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre (pour les travaux/dépannage)
  • Prix HT et/ou TTC avec taux de TVA applicable
  • Frais de déplacement (le cas échéant)
  • Conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
  • Somme totale à payer

Numérotation du devis

Contrairement aux factures, la numérotation du devis est libre. Il n’est pas nécessaire que les numéros se suivent ou respectent un format prédéfini. On peut utiliser des chiffres et des lettres.

Pour des raisons d’organisation, beaucoup de professionnels utilisent une méthode logique pour numéroter leurs devis. Voici nos conseils :

  • Donner un numéro unique à chaque devis
  • Utiliser un préfixe pour savoir que c’est un devis (D2021-0126)
  • Inclure l’année dans le préfixe (D2020-1882)
  • Inclure un identifiant du client dans le suffixe (D2020-LER-01)

Mentions additionnelles

  • Si l’activité est encadrée par des assurances professionnelles obligatoires :

Le devis doit mentionner l’assurance souscrite, les coordonnées de l’assureur, la couverture géographique. C’est par exemple le cas des devis travaux avec assurance décennale.

  • Si le client est un particulier :

Le devis doit mentionner les prix HT et TTC.

  • Si le client est un professionnel :

Le devis doit mentionner les prix HT (le TTC est facultatif, mais conseillé).

Cas particulier : Comment chiffrer un devis travaux ?

Dans le cas des devis travaux, toute la difficulté consiste à bien chiffrer les prestations. Quels tarifs pratiquer, c’est la question à laquelle doivent répondre les professionnels du bâtiment. Le prix des travaux dépend de nombreux facteurs techniques : les pièces et matériaux, la main d’œuvre, la surface à traiter, etc… A cela s’ajoute la marge du professionnel.

Pour chiffrer correctement ses travaux, les professionnels du bâtiment ont recours à des bibliothèques de prix. Facultatives, elles fournissent une base de calcul pour plusieurs milliers d’ouvrages répertoriés par corps de métier.

Les bibliothèques de prix (ou bibliothèques métiers) sont essentielles à la réalisation d’un bon devis travaux. Les deux principales sont les suivantes : Batiprix et Batichiffrage.  

La mise en forme d’un devis

Comment créer un devis qui se distingue des autres

Au-delà du prix, la mise en forme du devis est un critère extrêmement important pour gagner de nouveaux clients (d’autant plus que ces derniers comparent de plus en plus les offres). Quel que soit votre secteur d’activité, comment faire pour que vos devis se démarquent et inspirent confiance aux potentiels clients ?

C’est pour cela qu’on conseille de soigner énormément la mise en forme du devis. Au-delà du logo de votre entreprise, vous pouvez éventuellement ajouter un fond de type filigrane. Surtout, le contenu du devis doit être aéré et lisible.

Un conseil de lisibilité et d’ergonomie : hiérarchiser les infos est essentiel à tout bon devis. Augmentez les tailles de police et mettez en « gras » pour les infos principales : nom de votre entreprise, descriptions principales des prestations, prix TTC… Au contraire, utilisez du gris sombre et reportez en bas de page les informations qui sont anodines ou secondaires (numéro RCS, assurance professionnelle, durée de validité du devis, etc…).

Comment transmettre un devis au client ?

Une fois le devis terminé, il peut être imprimé ou transmis par voie numérique, par email.

Un devis imprimé peut être envoyé par courrier ou en main propre. Avantage : il est plus facile à signer après approbation !

En revanche, l’envoi par email vous permettra de faire parvenir votre devis plus rapidement. Si vous utilisez un logiciel de devis, celui-ci peut s’occuper directement de l’envoi par email.

Si vous créez votre devis sous Excel ou Word, veillez à toujours envoyer un devis au format PDF. Le devis PDF est beaucoup plus difficile à modifier.  

Comment approuver un devis du côté du client ?

L’approbation d’un devis connaît de légères variations en fonction du secteur d’activité. La règle de base est que le devis est accepté par le client une fois qu’il est signé et daté. Dans la pratique, la signature sera souvent précédée d’une mention « Lu et approuvé » ou « Bon pour accord ».

Dans le cas des devis travaux, on fait précéder la signature de la mention « Bon pour travaux ».

Dans le cas d’un devis pour dépannage à domicile, la signature doit être précédée de la mention « Devis reçu avant l’exécution des travaux ».

Une fois approuvé, le devis devient un contrat à part entière. Il engage les deux parties. Le professionnel peut engager des ressources pour exécuter la prestation avec l’assurance d’être payé.

Quels sont les meilleurs outils pour créer un devis professionnel ?

Auparavant, les devis étaient créés à la main. Les carnets de devis existent encore, mais ils ne sont plus vraiment d’actualité. Il existe des outils beaucoup plus pratiques pour créer un devis rapidement, sous Excel, Word ou un logiciel spécialisé. Dans tous les cas, veillez à ce que le document inclue bien toutes les mentions obligatoires liées à votre secteur d’activité.

Par exemple, dans le secteur des travaux et de la construction, l’utilisation d’un bon logiciel de devis-facture bâtiment est quasiment indispensable.

Ci-dessous, découvrez notre boîte à outils pour vous aider à créer des devis rapidement, que vous passiez par un logiciel, Excel ou Word !

Logiciels de devis

Les logiciels de devis représentent sans doute la méthode la plus pratique et la plus sûre. Ils ont l’avantage de générer des documents à l’aspect professionnel. C’est la solution de sécurité : il ne manque aucune mention obligatoire et les calculs sont justes. Le logiciel de devis vous permet aussi de générer les factures correspondantes (factures d’acompte, situation, solde).

La mise en page doit être optimale et doit vous permettre de personnaliser vos devis avec le style graphique de votre entreprise. En option, il peut inclure des modules de chiffrage selon votre secteur d’activité, pour calculer automatiquement vos tarifs et vos marges ! Le gain de temps est énorme et justifie le prix d’un logiciel de devis.

Pour bien choisir votre logiciel de devis, tout dépend de votre secteur d’activité, entre logiciel généraliste ou spécifique. En revanche il est indispensable de choisir une solution développée dans votre pays, pour garantir que vos devis respectent les normes en vigueur et les taux de TVA applicables.

Pour connaître le meilleur logiciel de devis facture bâtiment, vous pouvez consulter notre comparatif détaillé sur cette page.

Devis Excel

Excel est souvent l’outil désigné pour créer des devis. En plus d’être naturellement adapté au format tableau, le logiciel de tableur fait les maths à votre place. Comme il est déjà installé sur beaucoup d’ordinateurs (lui ou son alternative gratuite, OpenOffice Calc), cette méthode vous permet de créer un devis gratuitement.

Devis Excel
Modèle de devis excel

Comment faire un devis Excel ?

Pour gagner du temps, commencez par télécharger notre modèle de devis Excel ci-dessous. Vous pouvez cliquer sur le lien, ou faire un clic droit et sélectionner « enregistrer la cible sous ».

Télécharger notre modèle de devis Excel gratuit

Une fois téléchargé, ouvrez le document au format xlsx avec votre version de Excel. Modifiez toutes les données nécessaires : données entreprise, client, numéro de devis, modalités de paiement, etc…

Modifiez toutes les lignes des prestations. Rajoutez des prestations en copiant-collant les lignes existantes pour conserver les formules de calcul. Insérez la TVA en cliquant sur le menu déroulant.

Comment imprimer un devis sous Excel

Une fois le devis terminé, cliquez sur Ctrl + P (ou Cmd + P sur Mac) pour l’imprimer. Attention à ne pas déborder de la zone d’impression ! Pour la redéfinir, vous pouvez sélectionner toutes les cases à imprimer, puis cliquer sur l’onglet Fichier > Zone d’impression > A définir. Vous pourrez ensuite l’imprimer.

Devis Word

Le traitement de texte Word a l’avantage de gérer la mise en page de façon plus poussée que Excel. Attention cependant à bien faire vos calculs avant de saisir les différentes valeurs sous Word ! Ci-dessous, voici un modèle de devis Word gratuit à télécharger.

Télécharger notre modèle de devis Word gratuit